Arbeitsvertrag digital unterschreiben: Was erlaubt ist – und was Sie schützt

Die eine Frage, die alles entscheidet

Bevor Sie einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben, stellen Sie sich eine Frage:

Ist der Arbeitsvertrag befristet oder unbefristet?

Das klingt unerwartbar einfach. Aber es ist die einzige Frage, die zählt.

---

Unbefristeter Arbeitsvertrag: Digital unterschreiben ist möglich

Für unbefristete Arbeitsverträge schreibt das deutsche Gesetz keine bestimmte Form vor. Das bedeutet: Sie können mündlich, per E-Mail, per WhatsApp oder digital per PDF-Unterschrift schließen.

§ 2 NachwG (Nachweisgesetz) verlangt zwar, dass der Arbeitgeber bestimmte Vertragsbedingungen schriftlich nachweisen muss – aber das ist eine Nachweispflicht, keine Formvorschrift für den Vertragsschluss selbst.

Fazit: Ein unbefristeter Arbeitsvertrag, den Sie digital per PDF-Unterschrift unterzeichnen, ist vollständig rechtswirksam.

---

Befristeter Arbeitsvertrag: Hier ist Vorsicht geboten

Das ist der kritische Fall. § 14 Abs. 4 TzBfG schreibt vor:

"Die Befristung des Arbeitsvertrags bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform."

"Schriftform" bedeutet nach § 126 BGB: eigenhändige Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Eine einfache digitale Unterschrift (gezeichnet auf dem Touchscreen) reicht für befristete Arbeitsverträge nicht aus.

Was passiert, wenn die Form nicht eingehalten wird: Die Befristung ist unwirksam – der Vertrag gilt dann als unbefristet abgeschlossen. Das kann für den Arbeitgeber teuer werden, für den Arbeitnehmer bedeutet es mehr Sicherheit.

---

Kündigung: Hier gilt Schriftform immer

§ 623 BGB ist eindeutig:

"Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform."

Das bedeutet: Kündigungen und Aufhebungsverträge müssen eigenhändig unterschrieben oder mit QES versehen sein.

Eine Kündigung per E-Mail, per WhatsApp oder mit einfacher digitaler Unterschrift ist unwirksam – egal, ob sie vom Arbeitgeber oder Arbeitnehmer ausgeht.

Praxis-Tipp: Wenn Sie eine Kündigung als PDF mit einfacher digitaler Unterschrift erhalten, ist diese rechtlich nicht wirksam. Sie können darauf bestehen, dass die Kündigung schriftlich (auf Papier) mit eigenhändiger Unterschrift zugestellt wird.

---

Wann Sie sicher digital unterschreiben können

| Dokument | Digitale Unterschrift (EES) möglich? | |---|---| | Unbefristeter Arbeitsvertrag | ✅ Ja | | Befristeter Arbeitsvertrag | ❌ Nein (QES oder Papier nötig) | | Kündigung | ❌ Nein (Schriftform zwingend) | | Aufhebungsvertrag | ❌ Nein (Schriftform zwingend) | | Gehaltserhöhungsvereinbarung | ✅ Ja (wenn nicht befristet) | | NDA / Vertraulichkeitsvereinbarung | ✅ Ja | | Provisionsvereinbarung | ✅ Ja | | Urlaubsantrag | ✅ Ja | | Reisekostenabrechnung | ✅ Ja | | Betriebsvereinbarungen | Abhängig vom Inhalt |

---

So unterschreiben Sie einen Arbeitsvertrag als PDF

Wenn Sie einen unbefristeten Arbeitsvertrag als PDF erhalten und digital unterschreiben dürfen:

Schritt 1: PDF im Unterschreiben-Tool öffnen.

Schritt 2: Lesen Sie den Vertrag vollständig durch – klingt selbstverständlich, wird aber häufig übersprungen.

Schritt 3: Unterschrift zeichnen (Maus, Touchpad oder Touchscreen).

Schritt 4: Unterschrift korrekt positionieren – auf der Linie nach "Arbeitnehmer" und "Ort, Datum".

Schritt 5: Datum eintragen – wichtig für den Zeitpunkt des Vertragsschlusses.

Schritt 6: PDF herunterladen und eine Kopie für sich selbst archivieren.

Schritt 7: Unterschriebenes Dokument zurückschicken.

---

Der Arbeitgeber verlangt digitale Unterschrift – aber der Vertrag ist befristet

Diese Situation ist heikel. Wenn Ihr Arbeitgeber einen befristeten Arbeitsvertrag als PDF schickt und digitale Unterschrift verlangt:

Ihre Position: Erklären Sie freundlich, dass befristete Arbeitsverträge nach § 14 Abs. 4 TzBfG Schriftform erfordern. Eine einfache digitale Unterschrift macht die Befristung unwirksam.

Ihr Risiko: Die Befristung gilt dann nicht, Sie sind unbefristet beschäftigt. Das kann je nach Situation gut oder schlecht für Sie sein.

Empfehlung: Sprechen Sie das Thema offen an und klären Sie mit dem Arbeitgeber, ob Schriftform (Papier mit eigenhändiger Unterschrift) oder QES genutzt werden soll.

---

Lesen Sie auch: Ist die digitale Unterschrift rechtsgültig? Die ehrliche Antwort für Deutschland

---

Rechtlicher Hinweis (RDG): Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG) dar. Inhalte ersetzen keine individuelle anwaltliche Beratung im konkreten Einzelfall. Für rechtsverbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an eine zugelassene Rechtsanwältin oder einen zugelassenen Rechtsanwalt. Eine Haftung für die Vollständigkeit, Richtigkeit oder Aktualität der dargestellten Inhalte wird – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen.