Digitale Krankmeldung 2026: Was Arbeitnehmer und Arbeitgeber wissen müssen
Seit 2023 gilt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für alle. Aber was bedeutet das konkret? Brauchen Sie noch etwas? Und was, wenn der Arzt noch auf Papier ausstellt?
· 7 Min.
Die elektronische AU: Was sich geändert hat
Bis Ende 2022 war es Standard: Krank sein, zum Arzt gehen, gelben Zettel mitnehmen, eine Kopie dem Arbeitgeber bringen, eine Kopie behalten, eine zur Krankenkasse schicken.
Seit Januar 2023 gilt für gesetzlich Versicherte: Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Keine gelben Zettel mehr – zumindest in der Theorie.
Was in der Praxis passiert und was Sie wissen müssen, erklärt dieser Artikel.
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Wie die eAU funktioniert
Der Ablauf für Arbeitnehmer:
1. Arztbesuch: Der Arzt stellt die Arbeitsunfähigkeit fest – wie bisher.
2. Elektronische Übermittlung: Anstatt Ihnen einen gelben Zettel zu geben, übermittelt die Arztpraxis die AU-Daten direkt elektronisch an Ihre Krankenkasse.
3. Kein Handeln Ihrerseits nötig: Sie müssen nichts einschicken. Der Arbeitgeber ruft die AU-Daten bei Bedarf selbst von der Krankenkasse ab.
4. Informieren Sie Ihren Arbeitgeber: Sie müssen Ihrem Arbeitgeber weiterhin mitteilen, dass Sie krank sind und voraussichtlich wie lange. Das kann per E-Mail, Telefon oder Nachricht geschehen – aber nicht mehr durch Einreichen eines Zettels.
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Was Arbeitnehmer konkret tun müssen
Immer noch Pflicht:
- Den Arbeitgeber unverzüglich über die Krankheit informieren (Dauer und voraussichtlicher Beginn)
- Das gilt am ersten Krankheitstag – vor Arbeitsbeginn oder so früh wie möglich
Nicht mehr nötig:
- Gelben Zettel einreichen
- AU-Bescheinigung einscannen und per E-Mail schicken
- Kopie zur Krankenkasse bringen
Wichtig: Die Pflicht, den Arbeitgeber zu informieren, besteht weiterhin. Die eAU ersetzt nur den Papierzettel – nicht die Information selbst.
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Was passiert, wenn der Arzt noch auf Papier ausstellt?
Nicht alle Praxen haben die elektronische Übermittlung vollständig implementiert. Wenn Ihnen Ihr Arzt noch einen Papierzettel ausstellt:
Gelber Zettel (Muster 1): Manche Praxen stellen übergangsweise noch Papier aus. In diesem Fall: wie früher – Arbeitgeber-Exemplar einreichen.
Privat Versicherte: Die eAU gilt nur für gesetzlich Versicherte. Privat Versicherte erhalten weiterhin eine Papier-Bescheinigung und müssen diese selbst bei ihrem Arbeitgeber einreichen.
Mini-Jobber: Auch Mini-Jobber sind von der eAU erfasst, sofern sie gesetzlich versichert sind.
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Krankmeldung als PDF: Wann es relevant bleibt
Obwohl die eAU den gelben Zettel ersetzt, gibt es Situationen, in denen PDF-Dokumente rund um Krankmeldungen relevant bleiben:
1. Privatärztliche AU-Bescheinigungen Privatärzte stellen weiterhin Papier-AUs aus. Diese können eingescannt und als PDF übermittelt werden.
So geht es: Dokument fotografieren → Bild-zu-PDF-Tool → als PDF speichern → per E-Mail an Arbeitgeber.
2. Ausländische Krankmeldungen Wenn Sie im Ausland krank werden, erhalten Sie eine ausländische Bescheinigung. Diese muss dem deutschen Arbeitgeber in übersetzter Form vorgelegt werden – oft als PDF.
3. Bestätigungsschreiben an Arbeitgeber Manche Arbeitgeber fordern schriftliche Bestätigung der Krankheit. Ein professionell gestaltetes Schreiben (via PDF-Ersteller) wirkt seriöser als eine formlose E-Mail.
4. Arzt-Attest für besondere Zwecke Für Behörden, Versicherungen oder Gerichte werden manchmal separate Atteste benötigt, die als PDF eingereicht werden müssen.
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Häufige Fragen zur eAU
Muss ich als Arbeitnehmer etwas tun, wenn die eAU nicht ankommt? Wenn Ihr Arbeitgeber sagt, er hat keine eAU erhalten: Sprechen Sie zuerst mit Ihrer Arztpraxis (hat sie korrekt übermittelt?) und dann mit Ihrer Krankenkasse (liegen die Daten vor?). Sie haften nicht für technische Probleme im System.
Was passiert, wenn ich am ersten Tag noch beim Arzt war, aber kein Zettel mehr kommt? Die Daten wurden elektronisch übermittelt. Sie müssen keinen Zettel mehr vorlegen.
Gilt die eAU auch bei psychischen Erkrankungen? Ja, für alle Erkrankungen und alle Facharztrichtungen, die digital übermitteln.
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Tipp: Eigene Kopie der Krankmeldung speichern
Auch wenn Sie keine Pflicht haben, einen Zettel einzureichen, empfiehlt es sich, eine eigene Kopie der Krankmeldung aufzubewahren.
Bitten Sie Ihre Arztpraxis um einen Patientenausdruck der AU-Bescheinigung. Diesen können Sie:
- Einscannen und als PDF speichern
- Mit dem PDF-Komprimierer auf eine handhabbare Dateigröße bringen
- In Ihren persönlichen Dokumentenordner ablegen
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