PDF aus verschiedenen Quellen zusammenstellen: Word, Excel, Fotos, Scans – in einer PDF

Das Problem: Dokumente in fünf verschiedenen Formaten

In der Praxis liegt das Material für ein Dokument selten in einem einzigen Format vor. Ein typisches Angebots-Paket besteht aus:

• Word-Dokument – das eigentliche Angebot (Text)
• Excel-Tabelle – die Preiskalkulation
• JPG-Fotos – Referenzprojekte oder Produktbilder
• Eingescannter Auftragszettel – als handschriftliche Ergänzung
• Firmen-AGBs – bereits als fertige PDF

Ziel: Alles in einer einzigen, professionell strukturierten PDF.

Dieser Workflow zeigt, wie Sie das in vier Schritten erledigen.

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Schritt 1: Jede Quelle einzeln in PDF konvertieren

Bevor Sie zusammenführen, muss jede Datei als PDF vorliegen.

Word-Dokument (.docx) → PDF

Option A (Word installiert): Datei → Speichern unter → PDF Option B (kein Word): Word-zu-PDF-Tool → Datei hochladen → konvertieren

Excel-Tabelle (.xlsx) → PDF

Option A (Excel installiert): 1. Druckbereich in Excel festlegen (nur die gewünschten Zellen) 2. Seitenformat prüfen: Querformat, "An 1 Seite anpassen" 3. Datei → Speichern unter → PDF

Option B: PDF-Ersteller → Import → XLSX hochladen

Fotos (.jpg, .png) → PDF

Bild-zu-PDF-Tool öffnen → alle Fotos gleichzeitig hochladen → Reihenfolge festlegen → PDF erstellen

Tipp: Mehrere Bilder können in einem Schritt zusammengefügt werden. Ein Bild pro Seite ist Standard; wenn Bilder kleiner sein sollen, können Sie mehrere auf einer Seite anordnen.

Eingescannte Seiten → PDF

Wenn der Scan bereits als JPG oder PNG vorliegt: Bild-zu-PDF-Tool

Wenn der Scan bereits als PDF vorliegt: nichts zu tun, direkt weiter zu Schritt 2.

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Schritt 2: Reihenfolge planen

Bevor Sie zusammenführen, legen Sie die gewünschte Reihenfolge fest:

1. Deckblatt (falls vorhanden) 2. Angebot (Word-Dokument) 3. Preiskalkulation (Excel) 4. Referenzfotos 5. AGBs 6. Auftragszettel (Scan)

Notieren Sie sich die Dateinamen in dieser Reihenfolge – so können Sie im Zusammenführen-Tool schnell alles in der richtigen Reihenfolge laden.

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Schritt 3: PDFs zusammenführen

Öffnen Sie das PDF-Zusammenführen-Tool.

Fügen Sie alle konvertierten PDFs hinzu. Ordnen Sie sie per Drag & Drop in der geplanten Reihenfolge an.

Klicken Sie auf "PDFs zusammenführen".

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Schritt 4: Finalisieren

Kopfzeile hinzufügen (optional)

Wenn das zusammengeführte Dokument eine einheitliche Kopfzeile mit Firmennamen oder Projekttitel haben soll: PDF-Bearbeiten-Tool → Kopfzeile hinzufügen.

Seitenzahlen hinzufügen (optional)

PDF-Bearbeiten-Tool → Seitenzahlen einfügen.

Komprimieren (fast immer empfohlen)

Dokumente mit Fotos werden schnell groß. PDF-Komprimierer → Stufe "Ausgeglichen" → Datei verkleinern.

Passwortschutz (falls nötig)

Für vertrauliche Angebote: PDF-Schützen-Tool → Passwort setzen.

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Häufige Probleme und Lösungen

Unterschiedliche Seitengrößen: Wenn A4- und A3-Seiten gemischt sind, können manche PDF-Reader die Seiten falsch anzeigen. Lösung: Alle Seiten auf A4 skalieren – beim Konvertieren entsprechend einstellen.

Unterschiedliche Ausrichtungen: Manche Seiten sind Hochformat, andere Querformat. Das ist technisch kein Problem – bleibt so in der zusammengeführten PDF.

Qualitätsunterschiede bei Fotos: Gut aufgelöste Fotos neben gering aufgelösten Scans können uneinheitlich wirken. Lösung: Scans mit höherer Auflösung erstellen (300 dpi statt 72 dpi).

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Zeitersparnis durch Vorbereitung

Der beschriebene Workflow dauert beim ersten Mal ca. 20–30 Minuten. Wenn Sie denselben Dokument-Typ regelmäßig erstellen:

• Speichern Sie eine Vorlage-Struktur
• Nummerieren Sie Ihre Quelldateien bereits im Dateinamen nach der gewünschten Reihenfolge
• Erstellen Sie eine Checkliste der benötigten Dokumente

Beim zweiten Mal: unter 10 Minuten.

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Lesen Sie auch: PDF zusammenführen – die vollständige Anleitung