Barrierefreie PDF erstellen: Was das bedeutet und wie Sie es umsetzen – Schritt für Schritt

Was "barrierefreie PDF" bedeutet

Eine barrierefreie PDF ist ein Dokument, das auch von Menschen mit Behinderungen vollständig genutzt werden kann. Das betrifft vor allem:

Blinde und sehbehinderte Menschen – Sie nutzen Screenreader-Software (z.B. JAWS, NVDA, VoiceOver), die den Inhalt vorliest. Dafür muss die PDF strukturiert und mit Tags versehen sein.

Menschen mit motorischen Einschränkungen – Sie navigieren mit der Tastatur, nicht mit der Maus. Die PDF muss per Tastatur bedienbar sein.

Menschen mit Lernschwierigkeiten – Sie profitieren von klarer Struktur, deutlichen Überschriften und einfacher Sprache.

Menschen mit Farbenblindheit – Sie brauchen Informationen, die nicht nur durch Farbe vermittelt werden.

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Warum Barrierefreiheit wichtig ist

Rechtlich: Für Behörden und öffentliche Stellen ist barrierefreie Kommunikation in Deutschland durch das Behindertengleichstellungsgesetz (BGG) und die BITV 2.0 vorgeschrieben. Seit 2025 gilt das auch für viele private Unternehmen im Zuge des European Accessibility Acts.

Ethisch: Über 13 Millionen Menschen in Deutschland haben eine anerkannte Behinderung. Barrierefreiheit ist Respekt.

Praktisch: Barrierefreie PDFs sind besser strukturiert, besser durchsuchbar und werden von Google besser indexiert.

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Die 7 wichtigsten Anforderungen für barrierefreie PDFs

1. Tagged PDF (Struktur-Tags)

Das Fundament jeder barrierefreien PDF. Tags beschreiben die Struktur: Was ist eine Überschrift? Was ist ein Absatz? Was ist eine Liste?

Ohne Tags liest ein Screenreader die Inhalte in falscher Reihenfolge oder gar nicht.

Wie sicherstellen: Beim PDF-Export aus Word oder LibreOffice: "Dokumentstruktur-Tags für Eingabehilfen" aktivieren. Beim Export aus Adobe InDesign: "Strukturierten Export" aktivieren.

2. Korrekte Überschriften-Hierarchie

Überschriften müssen logisch strukturiert sein:

• H1: Dokumenttitel (nur einmal)
• H2: Hauptkapitel
• H3: Unterkapitel
• H4: Unter-Unterkapitel

Nicht korrekt: H1 → H3 (H2 überspringen). Das verwirrt Screenreader und Menschen, die mit Tastatur navigieren.

3. Alternativtexte für Bilder

Jedes Bild in der PDF braucht einen Alternativtext (Alt-Text), der beschreibt, was auf dem Bild zu sehen ist.

In Word: Rechtsklick auf Bild → "Alternativtext bearbeiten" → beschreibenden Text eingeben.

Ausnahme: Rein dekorative Bilder (z.B. ein Trennstrich oder eine Hintergrundfigur) können mit leerem Alt-Text versehen werden – das signalisiert dem Screenreader, das Bild zu überspringen.

4. Lesbare Schriftarten

Verwenden Sie gut lesbare Schriftarten:

• Empfohlen: Arial, Helvetica, Verdana, Open Sans, Calibri
• Mindestgröße: 11pt für Fließtext, 9pt für Fußnoten
• Zeilenabstand: Mindestens 1.2-fach

5. Ausreichender Farbkontrast

Text muss sich ausreichend vom Hintergrund abheben. Die WCAG 2.1-Richtlinie fordert:

• Normaler Text (unter 18pt): Kontrastverhältnis mindestens 4,5:1
• Großer Text (18pt+): Mindestens 3:1

Häufige Fehler: Hellgrauer Text auf weißem Hintergrund. Gelber Text auf weißem Hintergrund.

Testen: Kostenlose Tools wie WebAIM Contrast Checker prüfen Farbkombinationen.

6. Leserichtung definieren

Für Dokumente mit mehrspaltigen Layouts muss die Leserichtung explizit festgelegt sein. Sonst liest der Screenreader zeilenweise über beide Spalten, statt Spalte 1 vollständig zu lesen, dann Spalte 2.

7. Dokumentsprache angeben

Die Sprache des Dokuments muss in den PDF-Metadaten angegeben sein. Der Screenreader nutzt diese Information, um die Aussprache korrekt einzustellen.

In Word: Datei → Eigenschaften → Sprache setzen.

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Barrierefreiheit prüfen: Kostenlose Tools

PAC 2024 (PDF Accessibility Checker)

Das professionelle Tool für barrierefreie PDFs. Kostenlos downloadbar, prüft alle wichtigen Kriterien und gibt einen detaillierten Bericht.

Adobe Acrobat Reader (kostenlos)

Ansicht → Bedienungshilfen-Tags → Leserichtung zeigen.

NVDA (kostenlos, Windows)

Screenreader für Windows. Lassen Sie Ihr Dokument von NVDA vorlesen – das zeigt, was sehbehinderte Nutzer erleben.

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Schnell-Check: Diese 5 Fehler passieren am häufigsten

1. Bild ohne Alt-Text – Screenreader übergeht die Information 2. Eingescannte PDF – Kompletter Text ist für Screenreader unsichtbar 3. Tabellen ohne Kopfzeile – Screenreader kann Daten nicht zuordnen 4. Kontrast zu gering – Text für sehbehinderte Menschen unlesbar 5. Keine Dokumentsprache – Falsche Aussprache im Screenreader

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Für Behörden: BITV 2.0 Anforderungen

Die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) verpflichtet öffentliche Stellen in Deutschland zu barrierefreien digitalen Dokumenten. Die Anforderungen entsprechen WCAG 2.1 Level AA.

Für Behörden gilt: Jedes öffentlich zugängliche PDF muss diese Standards erfüllen. Ausnahmen sind möglich, müssen aber begründet und eine zugängliche Alternative bereitgestellt werden.

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