PDF mit mehreren Unterschriften: So unterschreiben zwei oder mehr Parteien dasselbe Dokument
Vertrag zwischen zwei Parteien – beide müssen unterschreiben. Aber wie, wenn man nicht am selben Ort ist? Dieser Workflow zeigt alle Varianten.
· 7 Min.
Das Grundproblem: Zwei Unterschriften, eine PDF
Ein Vertrag wird erst wirksam, wenn beide Parteien unterschrieben haben. Auf Papier ist das einfach: Zwei Ausdrucke, jeder unterschreibt beide, jeder behält einen.
Bei PDFs ist es etwas aufwändiger – aber mit dem richtigen Workflow reibungslos.
Es gibt drei Hauptszenarien:
1. Beide Parteien sind am selben Ort – einfachste Variante 2. Parteien sind an verschiedenen Orten – häufigstes Szenario 3. Mehr als zwei Parteien müssen unterschreiben – z.B. Gesellschaftsverträge
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Szenario 1: Beide Parteien am selben Ort
Schritt 1: Einen Laptop oder ein Tablet auf dem Tisch.
Schritt 2: Partei A öffnet das PDF-Unterschreiben-Tool, lädt das Dokument, unterschreibt auf dem Unterschriftsfeld "Partei A", speichert die PDF.
Schritt 3: Partei B öffnet das Tool (oder nutzt dasselbe Fenster), lädt die bereits von Partei A unterschriebene PDF, unterschreibt auf dem Unterschriftsfeld "Partei B".
Schritt 4: Fertige, beidseitig unterschriebene PDF herunterladen.
Schritt 5: Beide Parteien erhalten eine Kopie (z.B. direkt per E-Mail geschickt).
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Szenario 2: Parteien an verschiedenen Orten (häufigstes Szenario)
Variante A: Sequentielles Unterschreiben
Schritt 1: Partei A unterschreibt zuerst und schickt die unterschriebene PDF per E-Mail an Partei B.
Schritt 2: Partei B öffnet die bereits von Partei A unterschriebene PDF im PDF-Unterschreiben-Tool und fügt ihre eigene Unterschrift hinzu.
Schritt 3: Partei B schickt die fertige, beidseitig unterschriebene PDF zurück an Partei A.
Schritt 4: Beide archivieren eine Kopie.
Zeitaufwand: Je nach Reaktionszeit 5 Minuten bis 1 Tag.
Variante B: Paralleles Unterschreiben + Zusammenführen
Wenn beide Parteien gleichzeitig unterschreiben sollen:
Schritt 1: Partei A unterschreibt und speichert.
Schritt 2: Gleichzeitig unterschreibt Partei B dasselbe ursprüngliche Dokument.
Problem: Jetzt haben Sie zwei separate PDFs mit je einer Unterschrift.
Lösung: Eine Partei extrahiert die Unterschriften-Seite aus dem anderen Dokument (PDF-Aufteilen) und führt sie zusammen (PDF-Zusammenführen).
Variante A ist einfacher – und wird empfohlen.
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Szenario 3: Mehr als zwei Parteien
Ein Koordinator sammelt alle Unterschriften sequentiell: 1. Koordinator schickt PDF an Person 1 2. Person 1 unterschreibt, schickt zurück 3. Koordinator schickt unterschriebene PDF an Person 2 4. Person 2 unterschreibt, schickt zurück 5. usw.
Am Ende hält der Koordinator das fertige, mehrfach unterzeichnete Dokument und verteilt Kopien.
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Das Unterschriftsfeld vorbereiten
Damit der Prozess reibungslos läuft, sollten die Unterschriftsfelder im Dokument klar beschriftet sein.
Wenn das ursprüngliche Dokument diese Felder nicht hat: Im PDF-Ersteller oder PDF-Bearbeiten-Tool einfügen, bevor das Unterschreiben beginnt.
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Rechtlicher Hinweis: Zeitpunkt der Unterschriften
Bei sequentiellem Unterschreiben unterschreiben die Parteien zu verschiedenen Zeitpunkten. Das ist rechtlich kein Problem – der Vertrag kommt erst mit der letzten Unterschrift zustande.
Für Verträge, bei denen der genaue Zeitpunkt des Vertragsschlusses wichtig ist, sollte das Datum im Unterschriftsfeld explizit eingetragen werden.
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