ZUGFeRD-Rechnung erstellen: PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten – 100% kostenlos

ZUGFeRD in einem Satz

ZUGFeRD ist eine PDF-Rechnung, in der die Rechnungsdaten zusätzlich als XML-Datei eingebettet sind. Ihr Kunde sieht eine ganz normale Rechnung und kann sie ausdrucken – seine Buchhaltungssoftware liest gleichzeitig Beträge, Steuern und Zahlungsdaten automatisch aus. Genau diese Doppelnatur macht das Format so beliebt im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen.

Was eine echte ZUGFeRD-Datei ausmacht

Eine PDF mit angehängter XML-Datei ist noch keine ZUGFeRD-Rechnung. Damit Empfängersysteme die Datei akzeptieren, müssen mehrere Bedingungen zusammenkommen:

• Die PDF muss ein PDF/A-3 sein – also archivtauglich, mit eingebetteten Schriften und Farbprofil.
• Die XML-Datei muss unter dem vorgesehenen Dateinamen eingebettet sein und als zugehörige Datei (AF-Relationship) ausgewiesen werden.
• Der XML-Inhalt muss dem CII-Datenmodell nach EN 16931 entsprechen, inklusive Profilkennung.
• Die XMP-Metadaten der PDF müssen die ZUGFeRD-Version und das Profil deklarieren.

MeinPDF.de erzeugt genau das. Wer nur schnell starten will, geht direkt zu ZUGFeRD erstellen.

Schritt für Schritt zur ZUGFeRD-Rechnung

1. Öffnen Sie den E-Rechnungs-Assistenten und wählen Sie als Ausgabeformat ZUGFeRD. 2. Erfassen Sie Verkäufer, Kunde, Rechnungsnummer und Datum. 3. Tragen Sie Ihre Positionen mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz ein – die Summen berechnet der Assistent. 4. Ergänzen Sie Zahlungsdaten: IBAN, Zahlungsziel, gegebenenfalls Skonto. 5. Lassen Sie die Rechnung prüfen und laden Sie die fertige PDF herunter.

Welches Profil brauchen Sie?

ZUGFeRD kennt mehrere Profile mit unterschiedlichem Detailgrad. Für den geschäftlichen Alltag in Deutschland ist das Profil auf Basis von EN 16931 (Comfort) der Standardfall: Es enthält alle Pflichtangaben, die eine umsatzsteuerlich korrekte Rechnung braucht, und wird von gängiger Buchhaltungssoftware verarbeitet. Einfachere Profile reichen für eine vollwertige Rechnung meist nicht aus.

ZUGFeRD oder XRechnung?

Kurz gesagt: ZUGFeRD für Unternehmen, XRechnung für Behörden. Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel eine reine XML-Datei mit Leitweg-ID – dafür gibt es XRechnung erstellen. Den ausführlichen Vergleich finden Sie in XRechnung erstellen: Anleitung.

Bestehende PDF-Rechnung weiterverwenden

Wenn Sie Ihre Rechnung bereits gestaltet haben, können Sie die vorhandene PDF als sichtbare Ebene behalten und die strukturierten Daten ergänzen lassen. Das erhält Ihr Layout und Ihr Briefpapier. Wie das geht, zeigt E-Rechnung erstellen: Anleitung.

Woran erkennen Sie, dass die Datei gültig ist?

Prüfen Sie drei Dinge, bevor Sie versenden:

• Die Prüfung im Assistenten meldet keine Fehler.
• Die heruntergeladene Datei lässt sich in jedem PDF-Reader öffnen und enthält im Anhangbereich eine XML-Datei.
• Der Empfänger kann die Datei einlesen – bitten Sie beim ersten Mal um eine kurze Rückmeldung.

Mit PDF inspizieren sehen Sie zusätzlich, welche Anhänge und Metadaten eine PDF enthält.

Warum lokal erzeugen?

Rechnungen enthalten Umsätze, Kundenbeziehungen und Bankdaten. Bei MeinPDF.de bleibt all das auf Ihrem Gerät: Die PDF wird im Browser gebaut, das XML im Browser erzeugt und eingebettet. Kein Upload, kein Konto, keine Speicherung – dauerhaft 100% kostenlos.

Fazit

ZUGFeRD ist das pragmatischste E-Rechnungsformat für den B2B-Alltag: eine Datei, die Menschen lesen und Maschinen verstehen. Starten Sie direkt mit ZUGFeRD erstellen.