E-Rechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung – 100% kostenlos und ohne Software

Was ist eine E-Rechnung wirklich?

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei, die Sie per E-Mail verschicken. Sie ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931. Das Empfängersystem liest Betrag, Steuer, Leistungszeitraum und Zahlungsdaten automatisch aus – ohne Abtippen und ohne Texterkennung.

In Deutschland haben sich zwei Ausprägungen durchgesetzt:

| Format | Was drin steckt | Typischer Empfänger | | --- | --- | --- | | ZUGFeRD | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei – für Menschen und Maschinen lesbar | Unternehmen, Geschäftskunden (B2B) | | XRechnung | Reine XML-Datei nach KoSIT-Spezifikation | Behörden, öffentliche Auftraggeber (B2G) |

Beide basieren auf demselben Datenmodell. Wenn Sie Ihre Rechnungsdaten einmal sauber erfassen, können Sie daraus beide Formate erzeugen – genau so funktioniert E-Rechnung erstellen bei MeinPDF.de.

Wer muss eine E-Rechnung erstellen?

Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen. Welche Rechnungen betroffen sind, welche Ausnahmen es gibt (Kleinbeträge, steuerfreie Leistungen) und was für Kleinunternehmer gilt, haben wir auf der Übersichtsseite E-Rechnungspflicht ausführlich zusammengestellt.

> Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Die konkrete Pflicht hängt von Ihrer Rechtsform, Ihrem Umsatz und Ihren Kunden ab.

E-Rechnung erstellen in 5 Schritten

1. Rechnungsart wählen. Rechnung, Korrekturrechnung oder Gutschrift – die Auswahl bestimmt den Dokumententyp im XML. 2. Verkäufer- und Kundendaten erfassen. Firmenname, vollständige Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer, Kontaktdaten. Für Behörden zusätzlich die Leitweg-ID. 3. Rechnungsdaten eintragen. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum. 4. Positionen und Steuern erfassen. Menge, Einzelpreis, Steuersatz je Position. Steuerbefreiungen brauchen einen Grund, zum Beispiel bei Kleinunternehmerregelung oder Reverse-Charge. 5. Format wählen, prüfen, herunterladen. Der Assistent validiert Ihre Angaben gegen die EN-16931-Regeln und erzeugt anschließend ZUGFeRD, XRechnung oder eine klassische PDF-Rechnung.

Welches Format brauchen Sie?

• Ihr Kunde ist eine Behörde oder ein öffentlicher Auftraggeber → XRechnung erstellen, meist mit Leitweg-ID.
• Ihr Kunde ist ein Unternehmen und möchte die Rechnung auch ansehen → ZUGFeRD erstellen: eine PDF, in der die Daten unsichtbar mitreisen.
• Sie sind unsicher → ZUGFeRD ist die sichere Wahl, weil die Datei zusätzlich lesbar bleibt.

Mehr zu den Unterschieden lesen Sie in ZUGFeRD-Rechnung erstellen und XRechnung erstellen.

Ohne Software, ohne Abo, ohne Upload

Die meisten E-Rechnungs-Anbieter sind Cloud-Dienste mit monatlichen Kosten: Ihre Umsätze, Kundendaten und Bankverbindungen liegen dann auf fremden Servern. MeinPDF.de arbeitet anders – die Rechnung wird vollständig in Ihrem Browser erzeugt. Es gibt kein Konto, keinen Upload und keine Speicherung auf unserer Seite. Wie das technisch funktioniert, erklärt der Beitrag unsere Datenschutzerklärung.

Aus einer bestehenden PDF-Rechnung eine E-Rechnung machen

Sie haben Ihre Rechnung bereits als PDF? Dann müssen Sie nichts neu tippen. Der Assistent kann eine vorhandene PDF einlesen, die erkannten Daten übernehmen und daraus eine gültige E-Rechnung erzeugen. Fehlende Pflichtfelder werden Ihnen angezeigt. Die Details beschreibt E-Rechnung erstellen: Anleitung.

Typische Fehler, die zur Ablehnung führen

• Fehlende Leitweg-ID bei Rechnungen an Behörden
• Steuerbefreiung ohne Begründung – jede 0 %-Position braucht einen Grund
• Rundungsdifferenzen zwischen Positionssummen und Rechnungsgesamtbetrag
• Unvollständige Anschrift des Verkäufers, insbesondere fehlendes Länderkennzeichen
• Kein Zahlungsziel oder keine IBAN, wenn Überweisung als Zahlungsart angegeben ist

Die eingebaute Prüfung weist auf diese Punkte hin, bevor Sie die Datei versenden.

Rechnung archivieren

E-Rechnungen unterliegen den Aufbewahrungspflichten. Bewahren Sie die Originaldatei auf – bei XRechnung also die XML-Datei, bei ZUGFeRD die PDF mit eingebettetem XML. Ein nachträglicher Ausdruck ersetzt das Original nicht. Zum Zusammenstellen von Belegsammlungen helfen PDF zusammenführen und PDF komprimieren.

Fazit

E-Rechnungen sind kein Hexenwerk: Sie brauchen saubere Stammdaten, das passende Format und eine Prüfung vor dem Versand. Mit E-Rechnung erstellen erledigen Sie das 100% kostenlos, ohne Anmeldung und ohne dass Ihre Zahlen Ihr Gerät verlassen.