XRechnung erstellen: Rechnungen an Behörden richtig stellen – mit Leitweg-ID

Warum Behörden eine XRechnung verlangen

Öffentliche Auftraggeber in Deutschland verarbeiten Rechnungen automatisiert. Deshalb schreiben sie den Standard XRechnung vor – eine reine XML-Datei, die der KoSIT-Spezifikation auf Basis der Norm EN 16931 folgt. Eine PDF per E-Mail wird in vielen Fällen schlicht zurückgewiesen, auch wenn sie inhaltlich korrekt ist.

Mit XRechnung erstellen erzeugen Sie diese Datei ohne Software und ohne Konto direkt im Browser.

Die Leitweg-ID: das wichtigste Feld

Die Leitweg-ID ist die Adresse, an die Ihre Rechnung innerhalb der Verwaltung geroutet wird. Ohne sie landet die Rechnung nirgendwo.

• Sie steht in der Regel in der Bestellung, im Auftragsschreiben oder im Vergabeunterlagen-Anhang.
• Wenn nicht: fragen Sie bei Ihrer Ansprechperson in der Behörde danach.
• Sie besteht aus Grobadressierung, optionaler Feinadressierung und einer Prüfziffer und wird als „Käuferreferenz" in die Rechnung eingetragen.

Der Assistent übernimmt sie in das dafür vorgesehene XML-Feld.

Pflichtangaben einer XRechnung

| Bereich | Pflichtangaben | | --- | --- | | Verkäufer | Name, vollständige Anschrift mit Land, USt-IdNr. oder Steuernummer, Kontakt (Name, E-Mail, Telefon) | | Käufer | Name, Anschrift, Leitweg-ID als Käuferreferenz | | Rechnung | Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Währung, Leistungsdatum oder -zeitraum | | Positionen | Bezeichnung, Menge mit Einheit, Nettopreis, Steuersatz | | Steuern | Aufschlüsselung je Steuersatz, Begründung bei Steuerbefreiung | | Zahlung | Zahlungsart, IBAN, Zahlungsziel |

Fehlt eine dieser Angaben, weist die eingebaute Prüfung darauf hin, bevor Sie die Datei versenden.

Schritt für Schritt

1. XRechnung-Assistenten öffnen. 2. Verkäuferdaten einmal erfassen – als Vorlage speichern, damit die nächste Rechnung schneller geht. 3. Behörde als Kunde anlegen und die Leitweg-ID eintragen. 4. Positionen und Steuersätze erfassen. 5. Prüfen lassen und die XML-Datei herunterladen. 6. Über das vorgeschriebene Portal oder per E-Mail einreichen – so, wie es Ihr Auftraggeber verlangt.

Wie reichen Sie die Datei ein?

Bund und Länder betreiben eigene Eingangsportale. Welches für Sie gilt, steht in der Auftragsbestätigung. Typisch sind ein Web-Upload, ein Peppol-Zugang oder die Zusendung an eine dedizierte Rechnungs-E-Mail-Adresse. Die Datei, die Sie hochladen, ist immer die XML-Datei – nicht ein Ausdruck davon.

XRechnung lesbar machen

XML ist für Menschen unhandlich. Wenn Sie parallel eine ansehbare Version für Ihre Unterlagen brauchen, erzeugen Sie sich zusätzlich eine klassische PDF-Rechnung über PDF erstellen oder wählen für Geschäftskunden gleich ZUGFeRD, das beides in einer Datei vereint. Der Unterschied ist in ZUGFeRD-Rechnung erstellen erklärt.

Datenschutz: Behördenrechnungen bleiben lokal

Ihre Aufträge mit der öffentlichen Hand sind sensible Geschäftsinformationen. MeinPDF.de erzeugt die XML-Datei ausschließlich in Ihrem Browser – kein Upload, keine Zwischenspeicherung, keine Anmeldung. Hintergründe dazu in unsere Datenschutzerklärung.

Fazit

Eine XRechnung ist vor allem eine Frage vollständiger Daten – allen voran der Leitweg-ID. Mit dem geführten Assistenten und der eingebauten Prüfung vermeiden Sie die häufigsten Rückweisungen: Jetzt XRechnung erstellen.